REGLEMENT D'ORDRE INTERIEUR
ROI : Règlement d'Ordre Intérieur
OA : Organe d'Administration
AG : Assemblée Générale
AGE : Assemblée Générale Extraordinaire
Le présent ROI a été établi et adopté par l'OA le 06/06/2024.
Le ROI a pour but de rappeler certaines dispositions essentielles des statuts de l'Association et d'en préciser certains aspects, spécifiquement à l'intention des membres. Il est également appelé à régir la vie quotidienne de l'Association.
Le ROI est visible et téléchargeable sur le site de l'association : www.lmb348.be.
Il peut être consulté au siège de l'Association sur demande.
Nul membre n'est censé ignorer le ROI.
TITRE I – BUT, OBJET SOCIAL ET DURÉE
ART.1 - But
L'Association a pour but de promouvoir et de soutenir la culture, les arts et l'artisanat en organisant des vernissages, des expositions, des ateliers artistiques, des concerts et des événements culturels diversifiés dans un espace dédié.
ART.2 - Objet social
L'Association poursuit la réalisation de son but par tous les moyens et notamment :
Promotion de l'art et de la culture : encourager et promouvoir l'accès à la culture et aux arts pour tous les segments de la population.
Organisation de vernissages : créer des espaces d'exposition pour les artistes, permettant la présentation et la découverte de leurs oeuvres au public.
Ateliers artistiques : proposer des ateliers et des formations dans diverses disciplines artistiques et culturelles, visant le développement des compétences et la créativité des participants en mettant en location ses locaux, ses installations et ses équipements.
NB : la location se fait impérativement par paiement anticipé. Toute personne physique ou morale louant les locaux n'y aura accès qu'après le paiement intégral de la location.
Concerts et performances musicales : organiser des concerts et des spectacles vivants pour promouvoir la musique et les talents musicaux locaux et internationaux.
Événements culturels : mettre en place une gamme d'événements culturels, tels que des conférences, des débats, des projections de films et des lectures pour enrichir le dialogue culturel et le partage des savoirs.
Collaboration avec les artistes et les créateurs : collaborer étroitement avec les artistes, les créateurs et les collectifs pour soutenir leur travail et leur offrir une plateforme de visibilité.
Accessibilité et inclusion : s'assurer que les activités et les espaces sont accessibles à tous, en mettant un accent particulier sur l'inclusion des publics défavorisés ou éloignés de la culture.
Développement de partenariats : établir des partenariats avec d'autres organisations, institutions culturelles et acteurs du secteur pour renforcer l'impact des initiatives et élargir leur portée.
Sensibilisation et éducation culturelle : Engager des actions de sensibilisation et d'éducation pour valoriser l'importance de la culture et des arts dans le développement personnel et social.
Innovation et créativité : encourager l'innovation et la créativité dans la conception et la réalisation des activités, en expérimentant de nouvelles formes artistiques et d'expression culturelle.
Organisation de marchés artisanaux, marchés à thèmes et événements récurrents.
L'Association peut faire toutes opérations civiles ou mobilières se rattachant directement ou indirectement, en tout ou en partie, à son but ou pouvant en amener le développement ou en faciliter la réalisation, en ce compris créer, gérer ou participer à tout service ou toute institution visant à atteindre directement ou indirectement le but qu'elle s'est fixé.
L'association peut recevoir toute aide ou contribution matérielle ou financière, de personnes morales, publiques ou privées, ou de personnes physiques. Les fonds et matériels ainsi récoltés doivent servir exclusivement à la réalisation du but social.
Dans cet esprit elle peut notamment pratiquer la vente de produits régionaux, d'oeuvres artistiques, de boissons et de petite restauration.
ART.3 - Durée
L'Association est constituée pour une durée illimitée. Elle peut être dissoute à tout moment.
TITRE II – MEMBRES
ART.4 - Composition
L'Association est composée de membres adhérents et de membres effectifs.
Les membres adhérents sont en adéquation avec le but de l'Association et désirent la soutenir financièrement par le paiement d'une cotisation annuelle qui leur donne une priorité et une ristourne dans l'organisation d'événements dans les locaux et avec le soutient de l'Association.
Les membres effectifs ont le même statut que les membres adhérents et bénéficient en outre, moyennant un droit d'entrée, d'un siège et d'un vote lors des AG.
Pour devenir membre effectif il faut être membre adhérent. La demande se fait par courrier à l'OA qui convoque une AGE afin de voter aux 2/3 des voix représentées l'admission d'un nouveau membre en son sein.
Sont réputés automatiquement membres effectifs les membres fondateurs.
ART.5 - Démission, exclusion, suspension
Tout membre est libre de se retirer à tout moment de l'Association en adressant par écrit sa démission à l'OA.
Est réputé démissionnaire tout membre qui se retrouve dans l'un des cas suivants :
Le non-paiement de sa cotisation dans le mois suivant le rappel.
La qualité de membre se perd automatiquement par le décès ou, s'il s'agit d'une personne morale, par la dissolution, la fusion, la scission, la nullité ou la faillite.
Le non-respect des statuts, les infractions graves au ROI, aux lois de l'honneur et de la bienséance, les fautes graves, agissements ou paroles, qui pourraient entacher l'honorabilité ou la considération dont doit jouir l'Association, le décès, la faillite, le vol, sont des actes qui peuvent conduire à l'exclusion d'un membre.
L'exclusion d'un membre effectif ne peut être prononcée que par l'AG à la majorité des deux tiers des voix présentes ou représentées. L'OA peut suspendre les membres visés, jusqu'à la décision de l'AG.
Le membre démissionnaire, suspendu ou exclu, ainsi que les créanciers, les héritiers ou ayant-droits du membre décédé ou failli, n'ont aucun droit sur le fonds social. Ils ne peuvent réclamer ou requérir ni relevé, ni reddition de comptes, ni remboursement des cotisations, des droits d'entrée ou des ventes, ni apposition de scellés, ni inventaire.
ART.6 - Cotisation
Les membres adhérents s'engagent à payer une cotisation annuelle dont le montant s'élève à 25 €. Le montant de la cotisation est fixé annuellement par l'AG pour l'année suivante.
Le paiement de la cotisation annuelle se fait à la date anniversaire du premier paiement.
Seuls les membres effectifs en ordre de cotisation ont le droit de vote à l'Assemblée Générale.
La cotisation n'est sujette à aucun remboursement.
ART.7 - Droit d'entrée
Les candidats membres effectifs sont tenus de payer un droit d'entrée unique de 175 €. Le montant du droit d'entrée est fixé annuellement par l'AG pour l'année suivante.
Le statut de membre effectif et les droits afférents ne sont acquis qu'une fois la cotisation et le droit d'entrée entièrement payés.
Le droit d'entrée n'est sujet à aucun remboursement.
TITRE III – ASSEMBLEE GENERALE
Voir statuts sur le site du Moniteur Belge, N° d'entreprise : 1007.734.483, ou en faisant la demande à l'OA.
TITRE IV – ADMINISTRATION
Voir statuts sur le site du Moniteur Belge, N° d'entreprise : 1007.734.483, ou en faisant la demande à l'OA.
TITRE V – GESTION JOURNALIERE
Voir statuts sur le site du Moniteur Belge, N° d'entreprise : 1007.734.483, ou en faisant la demande à l'OA.
TITRE VI – COMPTES ET BUDGET
Voir statuts sur le site du Moniteur Belge, N° d'entreprise : 1007.734.483, ou en faisant la demande à l'OA.
TITRE VII – DISSOLUTION ET LIQUIDATION
Voir statuts sur le site du Moniteur Belge, N° d'entreprise : 1007.734.483, ou en faisant la demande à l'OA.
TITRE VIII – ORGANISATION DE L'ASSOCIATION
ART.8 - Configuration, attribution des lieux, équipements, restitution des lieux
L'agencement des locaux se compose de trois espaces mitoyens ouverts et communicants, organisés comme suit : "la Boutique" en façade, "la Cuisine" au centre, "le Salon" et le stock côté cour.
La Boutique est équipée de tables, de chaises, de tabourets, d'un billard (+ queues, billes, craies, 1 brosse, 1 triangle, 4 planchettes à roulettes, 2 grands panneaux servant de couvercle pour en faire une table), de 4 spots de théâtre, de 7 spots pour tableaux, d'un modem, d'un booster wi-fi et d'une tablette haute fixée au mur mitoyen.
La Cuisine est équipée d'une chaudière, d'un buffet, d'un frigo, d'un four micro-ondes, d'une taque de cuisson, d'un évier, d'un égouttoir, d'une poubelle, de vaisselle, de couverts, de casseroles, d'un lave-vaisselle, d'une machine à café, de 1 spot de théâtre, de 3 spots pour tableaux et de deux tablettes fixées au mur mitoyen et à son mur opposé.
La Cuisine contient les produits du "Comptoir de la rue Barbe" mis en dépôt/vente.
Le Salon est équipé de fauteuils, de tables basses, de lampadaires, d'un meuble bibliothèque, de spots pour tableaux et de 2 haut-parleurs bluetooth encastrés dans le faux-plafond.
Le wc et un lavabo sont accessibles par le Salon.
Chaque espace est pourvu de cimaises et de barres avec chacune deux crochets pour accrocher des toiles ou objets décoratifs.
La Boutique et le Salon peuvent être loués séparément ou ensemble, la Cuisine étant commune aux deux espaces.
Lors de l'utilisation des locaux par des activités qui le permettent, avec l'accord de chacun des locataires, la Boutique et le Salon peuvent être loués simultanément pour des activités différentes.
Du matériel de nettoyage est mis à disposition du locataire.
Le locataire s'engage à utiliser les équipements soigneusement et à les restituer dans l'état où ils les a trouvés (exception faite du nettoyage et de la vaisselle s'ils sont inclus dans le contrat), autrement dit, le locataire s'engage à :
laver et ranger la vaisselle et les casseroles qu'il a utilisées,
nettoyer les sols et les plans de travail des espaces qui lui ont été attribués, cuisine comprise,
restituer les équipements électro-ménagers et de cuisson propres et non endommagés,
restituer les équipements de sonorisation propres et non endommagés,
vider le frigo et nettoyer l'intérieur si nécessaire,
nettoyer le wc si nécessaire,
nettoyer le trottoir et la cour, si nécessaire (p. ex. mégots ou déchets au sol),
restituer le matériel de nettoyage propre et fonctionnel.
Des planchettes à roulettes sont prévues pour déplacer le billard. Il ne peut en aucun cas être déplacé sans les roulettes. Une attention particulière est demandée à tous les occupants des locaux pour déplacer le billard avec délicatesse sur les roulettes prévues. Les dégâts occasionnés peuvent engendrer une facture conséquente à charge des occupants ou du locataire. L'idéal est de déplacer le billard en présence d'un responsable (Tel. Jérôme Pepin : 0474 63 88 67 - Thierry Mannaert : 0478 23 07 09).
La restitution par le locataire des locaux et/ou équipements en mauvais état ou de tout équipement endommagé ou manquant entraînera la non restitution de tout ou partie de la caution et, le cas échéant, une facturation de dédommagement lui sera adressée.
L'accès au stock et aux parties privées est interdit au public.
Outre les équipements décris ci-dessus, il peut arriver que des toiles et/ou des oeuvres artistiques soient mises en expo/vente par divers artistes. Il est de la responsabilité du Locataire d'en préserver l'intégrité durant sa période de location. Toute détérioration ou disparition d'oeuvre exposée entraînera sa facturation au locataire.
Les locaux sont équipés de caméras de surveillance pour aider à régler les cas de litige.
ART.9 - Location des locaux
Les locations se font par réservation en fonction des disponibilités du planning.
L'accès aux locaux par la porte de rue est régi par une serrure équipée d'un digicode intelligent.
Un code unique permanent est attribué à chaque locataire.
Le code est activé quinze minutes avant le début de la location et désactivé quinze minutes après son terme.
Le code est activé après réception du paiement complet de la location et de la caution.
L'ouverture de la porte pour sortir se fait de manière classique, sans code.
L'Association met à disposition ses locaux et services aux tarifs suivants, avec une réduction de 10% pour les membres adhérents :
Location de salle / heure 12 €
Les temps de location sont de minimum une heure.
Les locations sont facturées à l'heure. Les demi-heures sont facturées comme des heures pleines, sauf pour les locations d'heure et demi à heure et demi.
Les heures de pause ne sont pas déductibles de l'ensemble de la location.
Caution 60 €
Nettoyage
A charge du locataire ou forfait 60 €
Pour une location de 10h consécutives, 9h payées, hors expositions.
En fonction du type d'activité il se peut que les salles soient occupées simultanément par plusieurs activités.
Expo 1 semaine 150 €
Expo 2 semaines 200 €
Expo 3 semaines 250 €
Expo 4 semaines 300 €
Les fichiers pdf pour les flyers et affiches sont réalisés et offerts par L'Association.
Réalisation et pose d'une bâche en enseigne 150 €
Vernissage
Petite restauration et boissons sans service suivant la demande
Permanence expo / heure
A assurer par vos soins 0 €
ou
par nous en dépannage 20 €
Pendant les expos, en dehors du vernissage, les salles pourront être occupées par d'autres activités.
Marché à thème - emplacement / jour 30 €
Cours et ateliers prix du formateur
Evénements prix variable
Tous les prix sont payables d'avance et s'entendent hors TVA. La TVA peut s'appliquer à certaines activités si elles sont considérées comme activités économiques ou qu'elles sont dissociées de l'activité principale (p.ex. un nettoyage non prévu initialement dans le contrat ou une réparation de tout dégât occasionné dans le cadre d'une location ou en dehors d'une location).
ART.10 - Dispositions particulières pour les artistes exposants
L'artiste peut être membre ou non de l'Association.
Outre la location classique des locaux, en conformité avec l'ART.9 du présent ROI, l'Artiste s'engage à reverser à l'Association, par Convention écrite, une commission en guise de soutien et de participation aux efforts et au développement de l'Association, d'un montant équivalent à 10% de l'ensemble des ventes effectuées dans les locaux de l'Association, pendant ou hors période d'exposition, les oeuvres pouvant éventuellement rester accrochées aux murs en dehors des périodes d'exposition officielle.
L'artiste s'engage sur l'honneur à déclarer à l'Association toutes les ventes effectuées dans ses locaux.
Si un/une artiste abandonne une/des oeuvre(s) dans les locaux de l'Association sans en avoir au préalable convenu avec celle-ci d'un commun accord, un courrier recommandé sera envoyé à sa dernière adresse connue afin qu'il/elle vienne la/les récupérer.
Sans nouvelle de sa part dans un délai de un mois après l'envoi du courrier, des frais de garde seront engagés à raison de 1€/jour de garde et par oeuvre.
Si la/les oeuvre(s) n'a/n'ont pas été enlevée(s) dans un délai de un an suivant l'envoi du courrier recommandé, elle(s) deviendra/deviendront la propriété de l'Association qui pourra en disposer comme elle l'entend.
ART.11 - Dispositions particulières pour les ateliers de peinture
Pour participer aux ateliers de peinture l'artiste doit être membre.
Dans ces dispositions particulières est considéré comme artiste toute personne inscrite et participant aux ateliers.
L'Association met à disposition tout le matériel qu'elle juge nécessaire aux ateliers et aux artistes.
Les oeuvres réalisées par les artistes dans le cadre des ateliers de peinture restent dans les locaux de l'Association.
Lors des expositions organisées dans le cadre des ateliers de peinture aucune participation financière n'est demandée aux artistes.
L'ensemble des ventes est réalisé aux seuls profits de l'Association.
L'Association s'engage à réinvestir dans l'achat de nouveau matériel artistique et de supports promotionnels.
L'Association décline toute responsabilité et/ou participation si l'artiste vend des oeuvres par un autre canal que celui de l'Association.
ART.12 - Produits en dépôt / vente
Le "Comptoir de la rue Barbe" met en vente libre des produits régionaux dans les locaux de l'Association.
Toute personne proposant des produits en dépôt/vente s'engage à reverser à l'Association, par convention écrite, une commission de 10% sur ses ventes réalisées dans les locaux de l'Association.
Un inventaire des produits est fait en début et en fin de location en présence du locataire.
ART.13 - Modifications et application du règlement d'ordre intérieur
Tout membre qui n'est pas visé par une démission d'office ou une procédure d'exclusion peut proposer une modification au présent règlement par courrier à l'OA.
Hormis ceux prévus par la loi et les statuts, tous points non prévus au présent règlement sont tranchés par l'OA.
ART.14 - Assurance et responsabilité
L'Association dispose d'une assurance en responsabilité civile couvrant toute personne occupant ses locaux.
Tout accident ou incident intervenu dans le cadre des activités doit être déclaré rapidement (Tel. Jérôme Pepin : 0474 63 88 67 - Thierry Mannaert : 0478 23 07 09) et le formulaire de déclaration d'assurance doit être transmis au plus tard dans les 8 jours à la compagnie d'assurance.
L'Association décline toute responsabilité pour les vols et détériorations qui surviendraient aux biens des personnes occupant ses locaux.
Il appartient à chacun de prendre les précautions utiles concernant ses biens propres.
Ainsi s'entend le Règlement d'Ordre Intérieur de l'ASBL Rez Créatif, ce 06/06/2024.
L'Organe d'Administration,
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Jérôme Pepin, Président Hélène Merzbach, Secrétaire, Trésorière